Terme de référence (TDR).
Poste : Superviseur Archiviste
Type de contrat : CDD avec une période d’essai
Date de prise de poste : Le plus vite possible
Supérieur hiérarchique : Directeur de l’Audit
Contexte et justification du poste
Dans un environnement industriel en constante évolution, la bonne gestion des documents physiques et numériques est un enjeu stratégique. Ce poste vise à structurer, sécuriser et rendre accessible l’ensemble des archives de l’entreprise, tout en garantissant la confidentialité des informations sensibles.
Objectif général du poste
Le/la Superviseur Archiviste est responsable de la gestion, de l’organisation et de la conservation des archives de l’entreprise. Il/elle assure la traçabilité des documents, le respect des normes d’archivage et garantit la confidentialité des données traitées.
Responsabilités principales
- Mettre en place et faire évoluer le système d’archivage (physique et numérique) de l’entreprise.
- Identifier, classer, indexer, conserver et assurer l’accessibilité des documents.
- Établir des procédures claires pour l’archivage et la destruction des documents selon les normes en vigueur.
- Superviser les opérations quotidiennes d’archivage et coordonner l’équipe dédiée (s’il y a lieu).
- Collaborer avec les différents départements (RH, Juridique, Logistique, Production, etc.) pour assurer le bon traitement des documents.
- Former les collaborateurs aux bonnes pratiques d’archivage.
- Veiller à la sécurité et à la confidentialité des informations sensibles.
- Effectuer des audits internes sur les pratiques d’archivage et proposer des axes d’amélioration.
Profil recherché
Formation :
Bac+2 à Bac+4 en archivistique, gestion documentaire, administration, ou domaine connexe.
Expérience :
- Minimum 3 à 5 ans d’expérience réussie en gestion d’archives, idéalement dans un environnement industriel.
- Maîtrise des systèmes de classement, d’archivage physique et numérique.
- Connaissance de la législation en matière de conservation de documents.
Compétences techniques :
- Maîtrise des logiciels de gestion documentaire (ex. : Alfresco, DocuWare, SharePoint, etc.)
- Bonne capacité d’organisation, rigueur, et autonomie.
- Sens aigu de la confidentialité et de la discrétion.
Compétences comportementales :
- Sens du détail et de l’analyse.
- Bonne capacité de communication.
- Esprit d’équipe et leadership (capacité à encadrer une petite équipe).
- Capacité à gérer la pression et les priorités.
Conditions de travail
- Poste basé à Dakar
- Disponibilité pour des missions ponctuelles sur d’autres sites.
- Équipements de sécurité et formation fournis.