Description de l’emploi
Le Bureau de l’audit et des investigations (OAI) rend compte à l’Administrateur et est responsable des services d’audit interne et d’investigation du PNUD et de ses entités affiliées. L’OAI fournit une assurance indépendante et objective sur l’efficacité de la gestion des risques et l’efficacité et l’adéquation des contrôles internes. Dans le cadre de ses travaux d’assurance, l’OAI soutient également l’exercice annuel d’audit des projets non gouvernementaux/mis en œuvre au niveau national (projets HACT/NIM) dans quelque 150 pays où le PNUD opère, examine et analyse les rapports d’audit qui en résultent, soumis par les cabinets d’audit et les institutions d’audit gouvernementales.
L’OAI a une structure organisationnelle décentralisée avec la Direction, la Section d’audit du siège (HAS) et d’autres unités du siège basées à New York, et des Centres d’audit régionaux (RAC) situés dans les cinq régions : Kuala Lumpur (Malaisie), Pretoria (Afrique du Sud), Dakar (Sénégal), Panama City (Panama) et Istanbul (Turquie).
Le Centre régional d’audit pour l’Afrique du Nord, de l’Ouest et du Centre (RAC – NWCA) est composé d’un chef (niveau P-5), de quatre spécialistes de l’audit (2 niveaux P-4 et 2 niveaux P-3) et d’un adjoint administratif (niveau G-6). L’effectif est parfois complété par des professionnels subalternes ou du personnel détaché ou prêté à l’OAI. Le RAC NWCA couvre 26 bureaux de pays, principalement situés en Afrique du Nord, de l’Ouest et du Centre. Cela comprend également Madagascar, les Comores et Djibouti.
Objectif du poste
Sous la direction générale et la supervision du chef du RAC, l’associé administratif assiste à la gestion globale des services administratifs, administre et exécute les processus et les transactions en garantissant une qualité et une précision élevées du travail, et fournit une activité d’audit interne efficace et peut participer aux missions d’audit.
L’associé administratif favorise une approche axée sur le client, la qualité et les résultats. Il/elle assure un soutien efficace et efficient au RAC dans l’obtention de résultats, en toute confidentialité dans tous les aspects de l’affectation, de la mise en œuvre et du maintien des procédures opérationnelles normalisées administratives et d’audit établies, de la gestion du flux d’informations et du suivi des délais et des engagements pris. Il/elle peut prendre des décisions courantes sur des questions administratives en se fondant sur des autorités et des directives clairement établies.
L’associé administratif travaille en étroite collaboration avec le personnel d’audit du RAC, le responsable des opérations et les associés administratifs à New York et dans d’autres RAC pour assurer une prestation de services cohérente et de qualité.
Le PNUD adopte une approche de portefeuille pour s’adapter à l’évolution des besoins opérationnels et tirer parti des liens entre les interventions pour atteindre ses objectifs stratégiques. Par conséquent, le personnel du PNUD est censé travailler dans plusieurs unités, fonctions, équipes et projets au sein d’équipes multidisciplinaires pour renforcer et permettre la collaboration horizontale.
Fonctions et responsabilités
Fournir un soutien administratif efficace, conformément aux procédures opérationnelles standard, y compris les tâches suivantes :
- Rédiger de la correspondance courante, des circulaires interservices, des notes d’information générales, des documents et des procès-verbaux de réunions.
- Organisation et maintenance d’un système de classement (automatisé) adéquat garantissant la conservation des documents confidentiels.
- Échange rapide d’informations et suivi des délais, des engagements pris, des mesures prises avec les unités de l’OAI et avec les autres bureaux du PNUD.
- Préparation des rapports périodiques d’activités du RAC à soumettre à la direction de l’OAI (budget et dépenses, rapports d’activités d’audit, rapport sur l’état d’avancement des activités d’audit NIM HACT, inventaire, etc.).
- Organisation et coordination de réunions régulières et ponctuelles.
- Autres tâches de soutien administratif, à la demande du chef.
Fournir un soutien opérationnel efficace, conformément aux politiques et aux procédures opérationnelles standard et en étroite coordination avec le spécialiste des opérations de l’OAI, y compris les tâches suivantes :
- Gestion des voyages : organisation des réservations de vols, des indemnités journalières de subsistance, des demandes de visa et autres formalités liées aux voyages, y compris les préparatifs après le voyage. Saisie des demandes de voyage et des rapports de dépenses dans le module de voyage Quantum.
- Administration des achats : Administrer un processus d’achat complet pour l’achat de consultants individuels, de contrats de services de personnel (PSA) et de cas de stage relatifs à RAC NWCA. Préparation de bons de commande ou de bons d’achat et/ou de reçus ; profils des fournisseurs, suivi des factures, suivi de la livraison des biens et services. Jouer le rôle d’acheteur dans Quantum pour les transactions liées aux achats.
- Administration du budget : gérer et surveiller l’utilisation du budget du RAC ; tenir à jour les feuilles de calcul pertinentes ; exercer un contrôle approprié sur les pièces justificatives des fonds et des activités ; examiner régulièrement les données relatives aux dépenses ; administrer la petite caisse, selon les besoins.
- Support informatique : collaborer avec l’associé en gestion de l’information de l’OAI ou le point focal informatique du bureau local du PNUD sur les questions liées à l’informatique.
- Maintien d’une liste précise et à jour des actifs du RAC et fourniture d’informations au siège de l’OAI.
Fournir un soutien efficace aux activités liées à l’audit, conformément aux procédures opérationnelles standard, y compris les tâches suivantes :
- Préparer les notifications d’audit et autres documents de planification.
- Réviser, relire et finaliser les projets et les rapports d’audit finaux et les lettres de révision HACT / NIM en termes de PAO, de mise en page et de format,
- Maintenir les informations d’audit dans le système complet de base de données d’audit et de recommandations (CARDS) et dans le système de suivi d’audit HACT/NIM et s’assurer que les données sont à jour et exactes.
- Extraire et compiler les données de Quantum, CARDS et d’autres sources pour les rapports d’avancement trimestriels, l’exercice annuel d’évaluation des risques, les revues de bureau (mensuelles, trimestrielles et semestrielles) de l’état de mise en œuvre des recommandations d’audit, l’exercice d’audit HACT / NIM, etc.
- Effectuer des tâches ponctuelles et des extractions d’informations de données à la demande du chef.
Participer et soutenir des missions d’audit à l’occasion et selon les besoins, conformément aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de l’audit interne et aux procédures opérationnelles normalisées, en mettant l’accent sur l’obtention des résultats suivants :
- Planification de l’audit :
- extraire des rapports de Quantum et d’autres sources internes.
- analyser les données pour la sélection des échantillons et coordonner avec les bureaux de pays les données fournies pour le travail d’audit sur le terrain et pour l’exercice d’audit HACT / NIM.
- Travaux d’audit sur le terrain :
- Effectuer des tests d’audit sous la supervision du chef d’équipe ou d’un spécialiste en audit; apporter un soutien à la collecte, à l’analyse et à la compilation des données. Examiner et rendre compte de l’exactitude, de l’actualité et de la pertinence des informations recueillies.
- participer aux réunions avec les clients selon les besoins.
- préparer un compte rendu des principaux points à traiter pour la réunion de sortie et la présentation à l’évaluation du chef d’équipe.
- en tant que membre de l’équipe, tâches multiples demandées par le chef d’équipe ou le chef du RAC.
- Rapport d’audit :
- fournir des informations orales et écrites sur les problèmes survenus pendant le travail sur le terrain pour le rapport d’audit.
Soutient le développement et le partage des connaissances au bureau, en se concentrant sur l’obtention des résultats suivants :
- Mise en œuvre de son plan personnel de développement d’apprentissage et de formation, maintien de son avancement professionnel par le devoir personnel et/ou participation à des formations de perfectionnement professionnel.
- Formation du personnel sur les procédures administratives.
- Aider à organiser des événements de formation pour le personnel du RAC.
- Briefing/débriefing des membres du personnel sur les questions relatives au domaine de travail.
- Contributions solides au développement continu des pratiques professionnelles au sein de l’OAI et des réseaux de connaissances et communautés de pratique des entreprises.
Le titulaire s’acquitte d’autres tâches relevant de son profil fonctionnel, jugées nécessaires au fonctionnement efficace du Bureau et de l’Organisation.
Compétences
Noyau :
Obtenir des résultats :
- Planifie et contrôle son propre travail, prête attention aux détails, livre un travail de qualité dans les délais.
Pensez de manière innovante :
- Ouvert aux idées créatives/risques connus, sait résoudre les problèmes de manière pragmatique et apporte des améliorations.
Apprendre en continu :
- Ouvert d’esprit et curieux, partage ses connaissances, apprend de ses erreurs, demande du feedback.
S’adapter avec agilité :
- S’adapte au changement, gère de manière constructive l’ambiguïté/l’incertitude, est flexible.
Agir avec détermination :
- Fait preuve de dynamisme et de motivation, est capable de réagir calmement face à l’adversité et est confiant.
Engagez-vous et collaborez :
- Fait preuve de compassion/compréhension envers les autres, forme des relations positives.
Favoriser la diversité et l’inclusion :
- Apprécier/respecter les différences, être conscient des préjugés inconscients, faire face à la discrimination.
Transversal & Technique :
Management d’entreprise – Satisfaction client/Gestion client
- Capacité à réagir rapidement et de manière appropriée avec un sentiment d’urgence. Fournir des solutions cohérentes et fournir des résultats et/ou des solutions rapides et de qualité pour répondre et comprendre les besoins réels des clients. Fournir des contributions à l’élaboration de la stratégie de service client. Rechercher des moyens d’ajouter de la valeur au-delà des demandes immédiates des clients. Capacité à anticiper les besoins et les préoccupations à venir des clients.
Développement des affaires – Communication
- Capacité à communiquer de manière claire, concise et sans ambiguïté, tant par écrit que verbalement ; à adapter les messages et à choisir les méthodes de communication en fonction du public.
- Capacité à gérer les communications internes et externes, via les médias, les médias sociaux et d’autres canaux appropriés.
Finances Gestion budgétaire
- Capacité à soutenir les aspects budgétaires du processus de planification du travail, l’élaboration et la gestion des budgets d’équipe.
Administration et opérations – Module de gestion des déplacements et des dépenses de l’ERP
- Connaissance du module ERP Travel and Expense ; capacité à fournir un support d’assistance au PNUD et à d’autres agences des Nations Unies.
Achats – Gestion des achats
- La capacité d’acquérir des biens, des services ou des travaux auprès d’une source externe extérieure.
Achats – Gestion des contrats
- Connaissance des concepts, principes et méthodes de gestion des contrats, et capacité à les appliquer à des situations stratégiques et/ou pratiques.
Compétences et expérience requises
Éducation:
- Un diplôme d’études secondaires est requis.
- Un diplôme universitaire, de préférence en administration des affaires ou en administration publique, sera pris en considération, mais il ne constitue pas une exigence.
- Une certification professionnelle en finance, en comptabilité ou en administration est avantageuse.
- La certification du PNUD en approvisionnement est un atout.
- La certification d’auditeur interne certifié (CIA) est un avantage ; les candidats sans CIA sont encouragés à obtenir cette certification après leur entrée en fonction.
Expérience:
- Un minimum de six années (avec des études secondaires) ou trois années (avec un baccalauréat) d’expérience pertinente en administration ou en services de soutien aux programmes est requis.
- Une expérience dans l’utilisation des progiciels Microsoft Office (MS Word, Excel, etc.) et une connaissance avancée des tableurs et des bases de données sont requises.
- Une expérience professionnelle dans l’utilisation de systèmes de gestion basés sur le Web est fortement souhaitable.
- La connaissance du système de planification des ressources d’entreprise (ERP) du PNUD est avantageuse.
Langue:
- La maîtrise du français et de l’anglais écrit et oral est requise.
- La connaissance de la langue officielle de l’ONU est un atout.